Guía completa de Facturación Electrónica en Costa Rica

La facturación electrónica en Costa Rica desde el 20 de septiembre de 2017 según la Gaceta N° 178 emitida por la Dirección General de Tributación se hizo obligatoria. A partir del 15 de enero del 2018 se inició el cumplimiento necesario del sistema de facturación electrónica. 

Desde entonces la facturación electrónica ha representado un instrumento con múltiples ventajas en relación a la facturación tradicional, tanto en la experiencia del usuario como en el sistema tributario. 

Es por ello que desde Ticopay presentamos una Guía definitiva sobre Facturación electrónica para utilizar de forma efectiva este sistema en Costa Rica: 

  1. Tres requisitos indispensables para comenzar a usar un Sistema de Facturación Electrónica
  • Estar inscrito como contribuyente ante el Ministerio de Hacienda de Costa Rica: 

La figura física, jurídica o profesional independiente debe estar inscrita como contribuyente ante el Ministerio de Hacienda de Costa Rica. En caso de no estarlo, deberás visitar personalmente una oficina del Ministerio de Hacienda y realizar el trámite correspondiente.

  • Estar registrado como emisor–receptor de facturación electrónica en Tribunet

Antes de empezar a emitir comprobantes electrónicos se requiere realizar el registro como Emisor–Receptor de facturación electrónica en el Registro Único Tributario. Este trámite se puede realizar desde el sitio web de TRIBUNET del Ministerio de Hacienda.

  • Adquiere la llave criptográfica o firma digital

Para generar una factura electrónica válida es necesario que esté firmada digitalmente mediante la llave criptográfica. Este instrumento se puede adquirir por medio del sitio web de la Administración Tributaria Virtual (ATV) del Ministerio de Hacienda. 

  1. ¿Cúal es la función del CAByS: Catálogo de Bienes y Servicios?

El CAByS se establece para identificar la trazabilidad de bienes y servicios de forma agrupada, identificar productos con impuesto diferenciado, tener control sobre los bienes y servicios comercializados así como para efectos de análisis estadísticos desarrollados por el Banco Central.

Uno de los beneficios de este código, además de categorizar, es que al asignarlos al producto o servicio ya trae consigo la información del % de IVA que se debe cobrar.

  1. Cómo realizar facturas electrónicas desde el dispositivo móvil para mi negocio en Costa Rica

Sin necesidad de estar físicamente se pueden realizar transacciones y facturas electrónicas, con manejo de la información en tiempo real.

También es posible gestionar de forma efectiva los negocios, equipos, documentos electrónicos, ahorrar tiempo y organizar clientes.

Desde Ticopay, presentamos un paso a paso para realizar Facturas electrónicas en Costa Rica desde un dispositivo móvil a través de: la versión móvil de nuestro sistema

  1. ¿Cuál es la importancia de la facturación electrónica para los profesionales autónomos y sociedades en Costa Rica?

Cabe destacar que tanto la figura legal como la jurídica tienen en común la obligación de emitir y confirmar comprobantes electrónicos en Costa Rica. Es por ello que elegir un sistema de facturación electrónica adecuado para su negocio es fundamental para garantizar un correcto funcionamiento y cumplir con el Ministerio de Hacienda. 

Con la implementación de un sistema de facturación electrónica le permitirá a su negocio, incrementar la productividad, reducir costos por emisión de papel e impresiones y desarrollar una mayor eficiencia a través de la automatización en los procesos de facturación, todo esto alineado con la actual normativa de Hacienda.

  1. ¿Cómo realizar la confirmación de comprobantes electrónicos?

La confirmación de comprobantes electrónicos es un proceso sumamente importante y obligatorio. Con ellos se puede gestionar los comprobantes recibidos para tener la posibilidad de declarar los gastos y deducibles.

A través de la funcionalidad: Confirmación de XML por lote en Ticopay podrás crear reglas para aprobar o rechazar, consultar el resumen de de todos los XML y su estatus (aceptado, rechazado o pendiente por confirmar). Si este paso no se da, los archivos se deberán confirmar manualmente.

Para ver el paso a paso te dejamos un tutorial en nuestro canal de Youtube: 

  1. Cuáles son los beneficios de la implementación de la tecnología de facturación electrónica

Ahorro de tiempo y dinero: Eliminarás el retrabajo al sistematizar tus facturas recurrentes y ocasionales. De esta forma podrás gestionar el tiempo de manera productiva reduciendo también costos y gastos operativos. 

Gestión de facturación periódicamente: si su empresa brinda un servicio o vende un producto con cierta periodicidad, un sistema es de gran valor para agilizar y ejecutar los procesos de facturación.

Alojamiento en la nube: evita la instalación del software, solo debes tener un usuario y contraseña para ingresar, y además podrás configurar el acceso de varios usuarios. 

Seguridad: la tecnología permite resguardar mucho mejor tus documentos y así evitar la pérdida de información. Este respaldo de 5 años no solo es importante porque lo exige la ley, sino también resulta útil cuando alguno de sus clientes requiera consultar algún proceso de una factura.

Minimiza los errores: la automatización de procesos reduce la posibilidad de error humano, a su vez ahorras tiempo y dinero en tu negocio.

Mayor control de los procesos administrativos: Ticopay te puede ayudar a llevar mejor control de las ventas y el pago de facturas, la administración de clientes y servicios, la administración de usuarios y perfiles. Además podrás generar reportes que te ayuden a tomar mejores decisiones en tu negocio.

En síntesis, con esta guía podrás cumplir con las leyes y tributos en Costa Rica también tendrás mayor seguimiento y control de tus comprobantes electrónicos.

En Ticopay estamos para orientarlo efectivamente desde el inicio y durante todo el proceso.

Correo: info@ticopays.com/soporte@ticopays.com

WhatsApp: (506) 8341 3203/ (506) 8340 0277

Facebook Messenger: http://www.m.me/ticopay

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